Déménagement d’entreprise : démarches à prévoir avant d’emménager dans vos nouveaux bureaux

La checklist d'un déménagement réussi

Chaque point ci-dessous est à la fois un métier spécialisé, un article à part entière (déjà publié sur fm4all ou en cours d’écriture), et une étape stratégique de votre projet.

Peut-on tout gérer soi-même ?
Oui, en théorie. Vous pouvez piloter vous-même votre projet de déménagement, à condition d’être bien entouré : architecte, maître d’œuvre, courtiers, avocats, fournisseurs de services, etc.
Mais attention : chaque sujet possède sa courbe d’apprentissage, ses enjeux réglementaires et surtout... son temps incompressible à y consacrer.

Pour vous aider à structurer votre projet, voici les 9 piliers d’un déménagement d’entreprise réussi :

1. Choisir de nouveaux bureaux adaptés

Superficie optimisée, modularité, accessibilité, efficacité énergétique, attractivité pour vos talents, charges maîtrisées…
👉 Voir notre checklist complète pour bien choisir vos bureaux professionnels.

2. Piloter des travaux d’aménagement dans les délais

Choix des prestataires, validation des plans, dépôt des dossiers administratifs, suivi de chantier, respect du budget.
👉 On vous accompagne avec nos partenaires pour des travaux sans retards ni mauvaises surprises.

3. Préparer le déménagement logistique

Tri, inventaire, étiquetage, calendrier, déménageur professionnel, gestion du mobilier existant et des nouveaux achats.
👉 Accédez à notre checklist déménagement entreprise complète.

4. Communiquer efficacement auprès de vos équipes

Informer, rassurer, impliquer : le changement de lieu de travail est aussi un enjeu RH et managérial.
👉 Découvrez notre guide pour une communication interne réussie autour du déménagement.

5. Gérer les prestations de fin de chantier

Nettoyage, déblaiement, réglages, levée des réserves…
👉 FM4ALL vous accompagne jusqu’à la livraison finale de vos espaces prêts à l’emploi.

6. Réaliser la checklist administrative complète

DUER, affichages obligatoires, assurances, registre incendie, RGPD, médecine du travail, sécurité, registre déchets…
👉 Voir notre audit administratif à l’installation pour être en conformité dès le premier jour.

7. Sélectionner vos prestations de services essentielles

Nettoyage, café, fontaine à eau, maintenance, sécurité, livraison de snacks ou de fruits…
👉 Comparez en ligne tous les prestataires de services pour vos bureaux sur notre plateforme.

8. Démarrage de vos prestations de services et de vos prestataires dès le 1er jour

Grâce à FM4ALL, tous vos prestataires sont coordonnés pour que tout fonctionne dès le jour J. Pas d’attente, pas d’imprévus.
👉 On parle ici de mise en service des bureaux clé en main.

9. Accueillir vos équipes dans les meilleures conditions

Welcome kit, signalétique, petit-déjeuner d’ouverture, support technique, gestion des imprévus : vos collaborateurs arrivent dans un environnement prêt et fonctionnel.

🧑‍💼 BONUS : Centraliser la gestion de vos contrats

Avec FM4ALL, vous bénéficiez d’un pilotage externalisé : un seul interlocuteur, une facturation unique, un suivi administratif et opérationnel complet.

👉 FM4ALL transforme votre déménagement en levier de performance.
De l’accompagnement administratif à la mise en service opérationnelle, on s’occupe de tout, pour que vous puissiez vous concentrer sur votre activité.

Contactez-nous pour obtenir notre expertise en facility management à Paris, en Île-de-France et dans toute la France.

Ne rien laisser au hasard

Quand on arrive dans de nouveaux bureaux, cela peut vite être le stress. Comment aménager mes espaces? Combien ça va couter? Quels sont les prestations de services dont j'ai besoin? Quelles démarches administratives sont obligatoires? Et le règlementaire? Qui pose les extincteurs?

Quels vont être mes charges d'exploitation au bureau demain?

Quand on a répondu à toutes ces questions, il ne reste plus beaucoup de temps pour commander la machine à café et mettre en place l'hygiène sanitaire et le nettoyage. Et pourtant, c'est bien ce genre de détails qui va avoir toute son importante pour un emménagement réussi.

Avec fm4all, vous pouvez déjà en quelques minutes prévoir vos charges d'exploitation et mettre en place tous vos services pour votre arrivée dans vos nouveaux locaux.

C'est un configurateur et un comparateur en ligne pour obtenir des devis de services professionnels, clé en main, dès votre arrivée.

En ce qui concerne le reste des démarches, on vous accompagne.

Anticipez dès maintenant vos obligations.

Dès la signature du bail, un projet de relocalisation se met en marche. Or, beaucoup d’entreprises sous-estiment les démarches obligatoires et les implications légales d’un déménagement.

Que faire en cas de changement d’adresse de l’entreprise ? Quelles obligations en tant que locataire ou employeur ?

fm4all vous guide dans toutes les étapes, avec une offre clé en main : accompagnement administratif, pilotage des services généraux, et mise en service des locaux professionnels.

Checklist déménagement entreprise – les documents essentiels

Voici les documents administratifs les plus souvent requis à l’ouverture de nouveaux bureaux :

✅ Dès 1 salarié :

• Document Unique d'Évaluation des Risques (DUER)
• Affichages obligatoires (Code du travail, sécurité, etc.)
• Registre Unique du Personnel
• Fiche d’entreprise de la médecine du travail
• Attestation d'assurance RC Pro et RC Exploitation
• Mise en conformité RGPD (si traitement de données)

✅ Si vous faites intervenir un prestataire externe :

• Plan de Prévention (obligatoire en cas de risque)

✅ Si vous êtes un ERP (Établissement Recevant du Public) :

• Registre Sécurité Incendie
• Conformité Accessibilité

✅ Selon vos équipements ou votre activité :

• Registre des contrôles techniques (électricité, clim, ascenseur…)
• Autorisations administratives spécifiques (permis, licences…)
• Registre de gestion des déchets
• Contrats liés aux services généraux (nettoyage, maintenance…)
• Registre des Accidents du Travail Bénins (si validé CPAM)

Et bien d'autres : registre déchets, accessibilité ERP, fiche d'entreprise santé au travail…

👉 Besoin d’un audit ? Nos experts peuvent analyser vos obligations en 48h.

Accompagnement administratif : toutes les démarches à anticiper

Voici une checklist des documents et obligations administratives à ne pas oublier lors de l’entrée dans vos nouveaux bureaux professionnels. Ces documents sont indispensables pour être en conformité avec la législation française.

📌 Bon à savoir : certains de ces documents sont à mettre à jour dès le jour de votre installation dans vos nouveaux bureaux. Puis à tenir à jour tout au long de votre bail.

Facility Services à mettre en place dès le 1er jour

Un déménagement entreprise réussi passe aussi par une bonne mise en service des locaux professionnels. Voici les services à activer dès l’entrée dans vos nouveaux bureaux :

• Nettoyage des locaux : indispensable dès le jour 1, il est souvent préférable de commander une prestation de nettoyage de fin de chantier afin d'accueillir tout le monde dans de bonnes conditions. En effet, les différents corps de métiers qui interviennent dans des travaux et dans un déménagement font des déchets et des salissures. Il faut un coup de propre avant l'arrivée de vos équipes.
• Hygiène sanitaire : Il est primordiale de planifier l'installation des distributeurs de papier toilettes, savon, essuie main papier avant le jour J. Des stocks seront mis à disposition pour que tout fonctionne dès le 1er jour.
• Installation machine à café : Avec la propreté des locaux c'est le second point le plus important pour vos équipes. Le café c'est sacré. AA moins d'avoir de très gros volumes ou beaucoup de visiteurs, nous prônons le café gratuit pour les collaborateurs. Les bénéfices d'image et de bien être sont importants avec un écart de cout marginal (les machines avec monnayeur sont plus cher et génèrent des frais de services)
• Installation fontaine à eau : C'est une obligation du code du travail de proposer de l'eau potable filtrée. Et c'est un vrai atout charme d'y ajouter de l'eau pétillante au robinet!
• Aménagement des espaces de pause : Pensez bien être au travail. Ajoutez des corbeilles de fruits peut être l'effet Wahou à moindre frais pour rendre l'arrivée dans ces nouveaux bureaux encore plus mémorable. Les paniers de fruits démarrent dès 1€ par personne et semaine.
• Maintenance règlementaire et sécurité incendie : Vous devriez normalement arriver dans des locaux neufs ou rénover. Nous aimerions vous dire que vous êtes bons pour quelques temps, mais il y a généralement beaucoup de petits ajustements travaux et réglages en début de bail. Vous voudrez aussi avoir un contrôle de conformité "indépendant" réalisé par votre prestataire à vous.
• Mise en place des autres contrats de services généraux : photocopieuse, papeterie, courrier, 3D, conciergerie…

Et bien sur, un process de suivi et de pilotage pour la suite.

fm4all, c’est la garantie d’avoir tous vos services opérationnels dès votre premier jour dans les locaux. Nous centralisons tous les devis en ligne pour vos services (nettoyage, maintenance, etc.) et assurons le suivi qualité et administratif.

Le rôle clé du Facility Management dans un déménagement

Le Facility Management, c’est l’ensemble des services qui assurent le bon fonctionnement de vos bureaux : propreté, sécurité, confort, logistique…

Chez fm4all, nous mettons à votre disposition un Contract Manager dédié qui coordonne tous vos prestataires, suit les engagements contractuels, gère les litiges, et vous fait gagner un temps précieux.

Vous bénéficiez ainsi d’un service fluide et sans friction, que vous soyez basé à Paris, en région parisienne ou que vous pilotiez à distance.

Sur site? Vous pouvez avoir dès 1/2 journée par semaine un Office Manager sur site pour piloter et coordonnées l'ensemble de vos besoins administratifs du quotidien.

Démarches administratives déménagement entreprise : ce que nous pouvons faire pour vous

FM4ALL vous aide à externaliser vos tâches administratives liées au déménagement :

• Suivi des obligations légales
• Mise en conformité RGPD
• Constitution et mise à jour des registres
• Coordination avec les prestataires pour la mise en service
• Accompagnement pour les formalités liées au transfert de siège social

🧩 Vous êtes une PME et vous manquez de ressources internes ? Externalisez partiellement ou totalement la gestion administrative avec notre service support.

Pourquoi choisir FM4ALL pour votre déménagement d’entreprise ?

• Comparateur en ligne de services pour bureaux professionnels
• Facility services Paris : prestataires locaux, réactifs, vérifiés
• Devis en ligne, simples et rapides pour chaque service
• Externalisation administrative : on gère pour vous
• Pilotage externalisé des services généraux
• Conformité réglementaire garantie
• Accompagnement déménagement bureaux, clé en main

Vous préparez un déménagement d’entreprise ?

Testez fm4all

Avec fm4all, le déménagement de votre entreprise devient une opportunité de simplification et de performance.
Faites appel à nos experts pour un accompagnement administratif, un support opérationnel, et une mise en service fluide de vos nouveaux bureaux.

Que vous soyez une start-up, une PME ou une entreprise établie à Paris, vous pouvez compter sur fm4all, votre partenaire Facility Management.

👉 Demandez votre devis en ligne dès maintenant.