Office Manager à HOF Managers

Afin de permettre à un plus grand nombre d'entreprises de bénéficier de ces services, nous avons associé plusieurs compétences. En combinant les 3 missions de happiness, office et facility manager, il est plus facile de les rendre productifs (ROI) dans les structures de taille intermédiaire.

Mais puisque ce n'est pas suffisant pour la démocratiser la fonction, fm4all propose ses HOF managers dès une demi-journée par semaine ! A temps partiel, les bénéfices de la fonction deviennent accessibles au plus grand nombre.

Nous gérons pour vous tous les contrats de prestations de services, l'entretien des locaux, l'organisation et la planification de la maintenance, l'animation des bureaux, etc...

Commande d'un PC ? Gestion de la flotte automobile ? Onboarding d'un nouveau collaborateur ? Nous pouvons mettre en place ces process.

Parce que vous avez mieux à faire, mais que le confort de vos collaborateurs n'est pas à prendre à la légère, nos HOF Managers sont là pour vous.

A partir d'une demi-journée par semaine, dans vos bureaux, ils s'occupent de tout.

L'origine des HOF Managers

Hospitality / Happiness Manager, Office Manager ou encore Facility Manager, autant de noms pour présenter ces personnes qui, au quotidien, prennent soin de vos bâtiments et de leurs occupants.

Gestion des prestataires, suivi des prestations, contrôles réglementaires, animation des bureaux... Les HOF Managers sont au coeur de la vie de vos bureaux.

Démocratisées dans les années 2000 par Google, ces fonctions se sont professionnalisées au fil du temps pour s'enrichir d'outils, de supports, de veille réglementaire et contenus d'animation. Comme beaucoup de spécialités, le manque de formation interne, de plan de carrière ou encore la contrainte des outils ont amené les entreprises à externaliser cette fonction.

Désormais confiées à des professionnels, les contraintes de recrutement, formation et remplacement sont chez ces prestataires de services.

Les HOF managers se sont professionnalisés dans des entreprises dédiées, mais leur coût en temps plein les réserve aux grandes entreprises ou à celles qui investissent beaucoup dans le bien être au travail.

Dans le détail des fonctions

Hospitality Manager ou encore Happyness Manager :
Gère l'animation des bureaux et veille au bien-être des collaborateurs. Accueil, onboarding d'un nouveau collaborateur, conciergerie, organisation évènementiel ou faire venir un Ostéopathe au bureau ?... C'est la personne qu'il vous faut.

Office Manager :
Gère la gestion du quotidien des bureaux. Reprographie, téléphonie, carfleet, notes de frais ... Si quelqu'un ne sait pas quelque chose, lui il sait.

Facility Manager :
Sachant multi métiers, il encadre, contrôle et manage les entreprises de nettoyage, maintenance, café, accueil, etc. La réglementation des bâtiments, la gestion financière et le management transverse n'ont aucun secret pour lui.

Vous l'aurez compris, ce sont trois profils dont les missions, définitions, fonctions, ont tendances à se croiser.

Dans un monde idéal, il en faudrait un de chaque !

On y ajouterait même un Factotum / handyman pour faire la petite maintenance et les déménagements à la demande. Si vous avez 50.000m² de bureaux, c'est possible. Pour les autres... il fallait une solution.

Nous avons donc créé le concept des HOF Managers à temps partiel !

HOF Managers : Responsables multi sites formés à la gestion et à l'animation des bureaux.

Que ce soit pour animer vos bureaux, accueillir vos collaborateurs et clients, gérer les petites tâches du quotidien ou vos contrats de prestations services, nos HOF Managers sont à votre disposition.

Issue du FM, leur personnalité et leur expérience leur permettent d'appréhender la pluralité des fonctions. Ils sont accompagnés par les outils de pilotage, l'encadrement et les formations fm4all.

Pourquoi externaliser la fonction d’Office Manager ?

Traditionnellement réservés aux grands groupes, ces profils sont souvent hors budget pour les PME. Pourtant, les besoins sont là.

fm4all propose une version mutualisée et externalisée, avec des Office Managers disponibles dès 1/2 journée par semaine, sur site, à Paris ou en Île-de-France.

✅ Aucun recrutement à gérer
✅ Remplacements garantis en cas d’absence
✅ Prestataire formé, encadré et outillé
✅ Suivi administratif et opérationnel inclus

Notre objectif : rendre accessible ce rôle stratégique à toutes les entreprises.

Que fait un HOF Manager concrètement ?

Voici la liste (non exhaustive) des missions prises en charge par nos HOF Managers :

• Accueil physique et téléphonique
• Organisation des bureaux et des espaces communs
• Coordination des prestataires de services (nettoyage, café, maintenance…)
• Onboarding et accompagnement RH de premier niveau
• Gestion des petits achats et équipements
• Affacturage et support administratif
• Suivi des contrats de prestation, reporting qualité
• Organisation d’évènements internes ou de moments conviviaux

Grâce à leur formation en Facility Management et à leurs outils de suivi developpés par fm4all, nos HOF Managers savent tout faire… ou presque.

Une solution parfaite pour les entreprises de taille intermédiaire

L’approche fm4all repose sur un principe simple : plus besoin de recruter un temps plein si vos besoins sont limités.

Nous avons créé une offre flexible, évolutive et rentable, pensée pour les entreprises entre 10 et 200 collaborateurs.

Nos profils sont disponibles à temps partiel, en télétravail ou sur site, selon la configuration de vos locaux et de vos usages.

💡 Bonus : ils peuvent aussi piloter la gestion des services généraux via la plateforme fm4all (devis en ligne, achats groupés, coordination des interventions).

Pourquoi choisir un HOF Manager fm4all ?

• Profils expérimentés et formés aux métiers du Facility Management
• Flexibilité totale : dès 1/2 journée par semaine, sans engagement
• Externalisation simplifiée : on s’occupe du sourcing, de la formation et de la supervision
• Pilotage et outils professionnels : planning partagé, reporting qualité, contrats suivis
• Économie et ROI immédiat : moins cher qu’un temps plein, plus efficace qu’un freelance isolé

L’avenir du métier : vers plus d’humain, de proximité et de performance

Le métier d’Office Manager a beaucoup évolué ces dernières années. Il ne s’agit plus seulement de gérer des fournitures ou un badge : il faut coordonner des flux, des prestataires, des équipes, souvent à distance, et dans des environnements en forte évolution.

Chez fm4all, nous misons sur l’humanisation des fonctions support. Nos HOF Managers sont formés à la présence en journée, à l’écoute des équipes, et au pilotage terrain assisté d’outils numériques.

L’avenir ? Il passera par un modèle hybride : une gestion humaine, assistée par la technologie et renforcée par les outils digitaux et l'IA au service de l'humain. Le tout pour un environnement de travail plus fluide, plus efficace et plus agréable.

Vous souhaitez un accompagnement externalisé, intelligent et adapté à votre entreprise ?
👉 Testez notre comparateur de tarifs Office Manager en ligne dès aujourd’hui.