Le FM c'est quoi ?

Gestion interne des services

Il n'y a pas si longtemps (30 ans tout de même), les entreprises géraient en interne leurs prestations. Vous aviez des employés de nettoyage, du personnel d'accueil, des techniciens, un responsable reprographie... Et tout ce beau monde était en CDI chez vous.

Achat de produits, éponges, chariots, ... gérer les congés, les absences... Absence imprévue du personnel d'accueil à 8h ? Compliqué...

Sans le réseau, ni les méthodes, ni les outils, la gestion de ces prestations en interne était chronophage et peu optimisée.

Je vous invite à lire notre article sur l'histoire du nettoyage: Des femmes de ménage au nettoyage industriel. La dynamique d'évolution est très similaire.

Avantages

Sentiment d'appartenance ? Difficile d'en trouver d'autres aujourd'hui. Si la valeur de l'entreprise aurait pu être un point fort, les prestataires s'intègrent tellement bien aujourd'hui que cela n'est plus un argument. Evolution interne ? Plutôt voie de garage lorsqu'aucun plan de carrière ou de formation ne sont proposés. Il y a de très beaux retours d'expérience de salariés qui sont passées côté prestataire, avec de belles carrières à la clé.

Inconvénients

Peu optimisé = cher en ressource, en temps, en risques sociaux et professionnels (TMS, etc.). La liste est longue.

Externalisation des services mono

Il y a 30 ans, devant la demande des entreprises, la professionnalisation par métier a commencé à exploser (l'histoire de l'externalisation du FM). De nombreuses entreprises de services au bâtiment se sont créées et ont grossi. Toutes ont offert des services, avec plus ou moins de professionnalisme et plus ou moins de probité sur les niveaux de marges. Le multi services existait déjà, mais en France, le mono service était la norme.

Ce modèle est encore présent dans certaines moyennes et grandes entreprises.

Chez les clients, certains conservent de grosses équipes en interne de services généraux / DET (Direction de l'Environnement de Travail).

Ils achètent eux-même service par service et les encadrent au quotidien.

Nettoyage, accueil, sécurité incendie, ascensoriste... tout est piloté en interne. Sur la partie maintenance technique, certains conservent des responsables techniques et achètent lot par lot plutôt que d'embaucher un prestataire multi techniques.

Avantages

Pour les grandes entreprises, créer une équipe assez grande de Services Généraux / Direction immobilière / DET, est tout à fait possible. Avec plus d'une dizaine de collaborateurs dédiés à ces fonctions, ce sont des compétences internes que vous pouvez professionnaliser. Intégrée à la structure, la fonction est adaptée à la vie et aux besoins de l'entreprise.

Inconvénients

Au même titre que vous n'êtes pas expert pour encadrer des agents de nettoyage, vous ne l'êtes pas non plus pour recruter, former et encadrer un pilote en interne sur l'ensemble de ces services. Vous n'avez pas de formation interne, ni plan de carrière, ni remplacement facile pour cette fonction. Ce n'est pas votre coeur d'activité.

Et côté finances ?

Les plus: bien acheté, vous conservez la marge du FMeur pour vous.

Les moins : nécessite compétence pour optimiser, bien acheter... et du volume achats.

Vous conservez aussi le risque et la responsabilité des prestataires de services, qualité, résiliation, etc.

FM multi services

Premiers pas vers l'externalisation des services, les prestations sont regroupées par lots.

Hard FM / Services Multi technique : Toutes les prestations liées à la Maintenance technique du bâtiment (chaud, froid, eau, ascenseurs, sécurité incendie, contrôles règlementaires...)

Soft FM / Services aux occupants : Prestations de services au bâtiment hors maintenance technique. Cela inclut entre autres nettoyage, espace vert, accueil, food & beverage...

Et parfois, peuvent encore être séparé selon les usages :

• Sûreté / Sécurité
• Restauration / Traiteur / Alimentation & boissons

Avantages

Massification : en regroupant par lots, on donne plus de chiffre d'affaires à un prestataire. Cela lui permet de mettre plus d'encadrement et d'optimiser les prestations, les passages, etc.

Professionnalisation du pilotage : Ce sont des experts métiers qui pilote les prestations.

Réduction du nombre d'interlocuteurs et de factures.

Inconvénients

Nécessite de conserver des personnes chez vous pour piloter et contrôler ces prestataires. Il faut faire attention au mille-feuille de management. Le prestataire FM aura besoin d'un encadrant (dédié ou non) pour ses prestations. Il ne faudra pas que ce management fasse doublon avec vos équipes (le FM fait-il faire des économies ?).

IFM / Gestion intégrée des installations

Solution adoptée depuis de nombreuses années par nos amis nordiques et anglo-saxons, c'est l'externalisation complète de la gestion des prestataires de services. Hard, Soft, Restauration, carfleet, etc. C'est une entreprise et son Responsable dédié qui va veiller au bon fonctionnement de votre bâtiment.

En forte croissance à l'international depuis les années 2000, dans l'hexagone depuis 10 ans, c'est la nouvelle tendance dans les grandes entreprises.

Externalisation totale ou partielle, cette tendance vise à professionnaliser la fonction de Facility Manager / Responsable de bâtiment.

Chez les clients, on délègue la gestion du quotidien aux FMeurs pour se concentrer sur la gestion stratégique du bâtiment : Immobilier, QVT, RSE, ESG, vie au bureau, aménagement, investissements, ... autant de sujets au coeur de la DET ou de la direction immobilière, auparavant écrasés par la charge des sujets du quotidiens sans réelle valeur ajoutée.

Avantages

Professionnalisation du pilotage : vous avez des personnes compétentes en management de services, de métiers, dédiées à ces tâches. Elles sont animées par une entreprise proposant formation et évolution spécifiques à ces fonctions.

Pas de doublon, vous optimisez la gestion de services via l'externalisation complète.

Gain de temps : Les sujets du quotidien sont pris en charge.

Une seule facture, un seul interlocuteur, gain d'argent.

Continuité de services : Congés, maladie, absence imprévue, vous n'avez plus de question à vous poser.

Garantie qualité : vous avez transféré le risque contractuel et qualité. Votre prestataire FM doit trouver les solutions pour vous.

Vous bénéficiez d'outils professionnels (habituellement chers à développer pour une seule entreprise).

Inconvénients

Vous avez moins d'expertise en interne sur les services généraux.

Vous devez trouver un bon prestataire de confiance.

Le changement de prestataire est moins évident en FM qu'en mono service.

Vous devez veiller à ce qu'il n'y ait pas trop d'intermédiaires (équilibre financier global).

HM / Gestion de l'hôtellerie

J'allais oublier LA dernière tendance. En effet, le happiness management existait avant COVID. Mais depuis que la présence au bureau a changé d'objectif et de sens, les métiers de hospitality/happiness management ont connu un boom.

On parle d'"hôtelification" du lieu de travail.

On cherche à créer une expérience pour les collaborateurs.

On ne vient plus pour travailler derrière un bureau. On vient pour échanger avec ses collègues, créer du lien, prendre une piqûre corporate avant de retourner chez soi en télétravail.

On améliore le bien être au travail, tout en gagnant en attractivité et en rétention de talents !

L'IFM et l'hospitality Management semblent gagner les suffrages ?

Oui mais attention, il faut avoir des tailles critiques de bâtiment assez importantes pour pouvoir les mettre en place sans surcoût majeur.

Ou il faut investir dans l'hospitality comme outil RH à part entière.

L'entre deux choisi par beaucoup d'entreprises n'ayant pas cette taille critique a été les bâtiments de services. Entendre par là le co-working type WeWork.

Le service est top, mais n'est peut-être pas adapté aux attentes spécifiques de votre entreprise. Et bien sûr le coworking a un coût... qui peut décourager certains.

Donc impossible d'avoir un IFM pour ma PME/PMI sans exploser les budgets ?

Mais si bien sûr ! Il fallait créer le service en face de ce besoin : fm4all est né.

La devise ? Le Facility Management pour tous !

La structure de pilotage, de gestion et d'achat de fm4all est pensée pour pouvoir s'adapter aux plus petites surfaces, comme aux plus grandes.

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