Registre Unique du Personnel : guide pratique pour vos bureaux

Qu’est-ce que le Registre Unique du Personnel ?

Le Registre Unique du Personnel (RUP) recense l’ensemble des salariés, stagiaires, intérimaires ou alternants passés par votre entreprise, avec des mentions obligatoires précises.
Il doit être tenu à jour, consultable à tout moment et conforme au Code du travail.

Pourquoi est-il essentiel à en France ?

Conformité avec la réglementation

Le registre est exigé lors des contrôles de l’inspection du travail. Un registre manquant, incomplet ou non actualisé peut entraîner des amendes administratives importantes.

Structuration de votre gestion RH

Un registre bien tenu facilite le suivi RH, la gestion des contrats et les obligations sociales.

Prévention des risques juridiques

En cas de litige, il permet de prouver la légalité de vos recrutements et contrats.

Quelles sont les informations à inscrire obligatoirement ?

Pour chaque personne embauchée (salarié, intérimaire, stagiaire…), vous devez indiquer :

• Nom, prénom(s), date de naissance
• Sexe
• Nationalité
• Type de contrat (CDI, CDD, intérim, etc.)
• Poste occupé
• Qualifications (le cas échéant)
• Date d’entrée et, si applicable, date de sortie

👉 Le registre doit également contenir une liste chronologique, sans rature, et distincte pour chaque catégorie (salariés, intérimaires, stagiaires).

Comment bien gérer votre Registre Unique du Personnel ?

1. Choisir le bon format

Le registre peut être papier ou numérique, tant qu’il est conforme au RGPD et conservé de manière sécurisée.

2. Collecter les données à chaque embauche

Centralisez les informations au moment du recrutement pour ne rien oublier.

3. Remplir rigoureusement le registre

Inscrivez chaque nouvelle entrée ou sortie dès qu’elle est effective, sans délai.

4. Tenir le registre à jour

Vérifiez régulièrement les données et corrigez toute incohérence.

5. Sécuriser les données personnelles

Assurez une protection des données en accord avec le RGPD (accès restreint, confidentialité, stockage sécurisé).

Téléchargez votre modèle de Registre Unique du Personnel

Pour vous simplifier la vie, FM4ALL vous propose un modèle gratuit, prêt à l’emploi et spécialement adapté aux bureaux en France.
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Vous pouvez aussi trouver en papeterie des modèles générique à 10€ ou de la marque référente Exacompta pour 25€. Vous l'aurez compris, le format est libre, tant que le registre est bien tenu.

Externalisez la gestion de votre registre avec FM4ALL

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• le Registre Unique du Personnel,
• les obligations administratives,
• et tous vos services généraux (nettoyage, fournitures, maintenance…).

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