Checklist déménagement : 13 Démarches Administratives Indispensables

Checklist administrative pour l’installation dans des bureaux à Paris

Pourquoi une checklist administrative est indispensable ?

S’installer dans de nouveaux bureaux à Paris, c’est plus qu’un simple déménagement logistique. Chaque entreprise doit se mettre en conformité avec des obligations légales et réglementaires pour assurer la sécurité, la santé et la protection des salariés. Cette checklist a été pensée pour les TPE, PME et startups qui emménagent ou changent de locaux dans la capitale.

Quelles sont les démarches administratives à réaliser pour gérer vos locaux professionnels ?

Voici une synthèse claire et détaillée des principales démarches administratives liées à la gestion des locaux professionnels.

1. Document Unique d'Évaluation des Risques (DUER)

Obligatoire dès le premier salarié, il recense les risques professionnels et les mesures de prévention. En cas de contrôle de l’inspection du travail, ce document est systématiquement demandé.

En quoi consiste-t-il ? Le DUER identifie et évalue les risques professionnels encourus par les salariés dans l'entreprise, et définit les mesures de prévention adaptées.

Comment le réaliser ? L'employeur peut réaliser lui-même le DUER ou faire appel à un organisme spécialisé. Il doit être mis à jour au moins une fois par an ou lors de toute modification des conditions de travail.

Pour en savoir plus, lisez notre article : Comment réaliser votre DUER pour vos bureaux ?

2. Plan de Prévention

Obligatoire dès lors que des prestataires interviennent dans vos locaux, pour des opérations présentant un risque (travaux, maintenance, nettoyage technique…)

En quoi consiste-t-il ? Ce document décrit les mesures prises pour prévenir les risques liés à l’intervention d’entreprises extérieures.

Comment le réaliser ? Il est réalisé conjointement par l’entreprise utilisatrice et l’entreprise intervenante avant le démarrage des travaux ou interventions.

Pour en savoir plus, consultez notre Guide Plan de Prévention

3. Registre de Sécurité Incendie

Obligatoire dans tous les ERP (établissements recevant du public), ce registre centralise les vérifications des alarmes, extincteurs, issues de secours, etc.

En quoi consiste-t-il ? Le registre de sécurité incendie recense les vérifications périodiques et les interventions liées aux équipements de sécurité incendie.

Comment le réaliser ? Il est généralement fourni avec l'installation incendie (extincteurs, alarmes) et doit être mis à jour après chaque contrôle ou intervention.

Pour en savoir plus, lisez notre Guide Registre de Sécurité Incendie

4. Affichages Obligatoires

Affichage des horaires, des consignes de sécurité, des numéros d’urgence, du CHSCT ou du CSE si existant. Ils doivent être visibles et accessibles à tous les salariés.

En quoi consistent-ils ? Ils regroupent les informations que l'employeur doit obligatoirement porter à la connaissance des salariés (horaires de travail, coordonnées de l’inspection du travail, consignes de sécurité).

Comment les réaliser ? Ils sont téléchargeables en ligne gratuitement ou achetables auprès de prestataires spécialisés.

Pour en savoir plus, consultez notre Guide sur l'Affichage Obligatoire en entreprise

5. Registre Unique du Personnel

Chaque embauche doit être notée dans ce registre, dès le 1er jour du salarié. C’est une obligation de base pour toutes les entreprises.

En quoi consiste-t-il ? Il recense chronologiquement toutes les embauches et départs des salariés de l’entreprise.

Comment le réaliser ? Le registre peut être tenu sous format papier ou numérique, à jour et conforme aux mentions légales obligatoires.

Pour en savoir plus, consultez notre Guide Registre Unique du Personnel

6. Registre des Accidents du Travail Bénins

Document à conserver en cas de non-déclaration systématique à la CPAM.
Pour les entreprises qui optent pour une procédure simplifiée, ce registre permet de consigner les accidents bénins sans en faire une déclaration immédiate. Il doit être tenu à jour et accessible en cas de contrôle.

En quoi consiste-t-il ? C'est un document permettant d’enregistrer les petits accidents sans arrêt de travail ni soins médicaux particuliers.

Comment le réaliser ? Il doit être validé par la CPAM sur demande spécifique, puis tenu à jour par l'employeur.

Pour en savoir plus, lisez notre Guide sur le Registre des accidents bénins en entreprise

7. Registre des contrôles techniques et maintenance

Climatisation, ascenseur, VMC, installations électriques… Tous ces équipements doivent être contrôlés régulièrement et leurs vérifications consignées.

En quoi consiste-t-il ? Ce registre documente les opérations de maintenance et de contrôle obligatoire des équipements techniques (ascenseurs, climatisation, installations électriques).

Comment le réaliser ? Les prestataires techniques ou sociétés de maintenance fournissent généralement ces documents. L’employeur doit veiller à leur conservation.

8. Attestations d'assurance RC Professionnelle & Exploitation

Assurent votre entreprise contre les dommages matériels ou corporels causés à des tiers. Indispensables dans un nouvel environnement.

En quoi consistent-elles ? Ces attestations prouvent que l'entreprise est couverte en cas de dommages causés à des tiers dans le cadre de son activité.

Comment les réaliser ? À obtenir auprès de votre assureur professionnel.

9. Autorisations administratives spécifiques

Certaines activités nécessitent des autorisations ou déclarations préalables à conserver sur site.
Cela peut concerner l’ouverture au public (ERP), la vente d’alcool, des installations classées (ICPE), ou encore des autorisations de mise en conformité. Ces documents doivent être disponibles sur demande des autorités.

En quoi consistent-elles ? Elles regroupent les autorisations nécessaires à certaines activités réglementées (permis d'exploitation, ERP, restauration).

Comment les réaliser ? Elles s’obtiennent auprès des autorités administratives locales (mairie, préfecture).

10. Fiche d'entreprise de la médecine du travail

Établie par le service de santé au travail, elle est obligatoire et à jour.
Elle décrit les risques professionnels liés à l’activité de l’entreprise. Le document doit être conservé et mis à jour régulièrement, notamment en cas de changement d’activité, d’effectif ou de locaux.

En quoi consiste-t-elle ? C’est un diagnostic établi par la médecine du travail sur les risques professionnels spécifiques à l’entreprise.

Comment la réaliser ? Contactez votre organisme de santé au travail pour organiser une visite et établir cette fiche.

11. Justificatif de conformité à l'accessibilité ERP

Document exigé pour tout Établissement Recevant du Public (ERP).
Ce justificatif prouve que les locaux sont accessibles conformément à la réglementation. Il doit être archivé dans le dossier administratif de l’entreprise ou du site concerné, et présenté lors des contrôles.

En quoi consiste-t-il ? Ce justificatif certifie que l'établissement respecte les normes d'accessibilité pour les personnes en situation de handicap.

Comment le réaliser ? Une déclaration doit être déposée en mairie après travaux ou une visite de conformité.

12. Registre de gestion des déchets

Document obligatoire dans le cadre du tri à la source ou du décret 5 flux.
Il permet de suivre le type, la quantité et la destination des déchets produits par l'entreprise. Il est requis notamment pour les entreprises en locaux de plus de 1 000 m², et dans tous les cas dès qu’il y a tri spécifique (papier, plastiques, biodéchets…).

En quoi consiste-t-il ? Ce registre assure le suivi et la traçabilité des déchets produits par l'entreprise.

Comment le réaliser ? Mise en place d’un contrat avec des prestataires spécialisés et suivi via des bordereaux de suivi des déchets (BSD).

13. Documents relatifs à la Protection des Données Personnelles (RGPD)

Si vous collectez des données (clients, salariés), vous devez documenter votre conformité RGPD : registre des traitements, mentions légales, sécurité des données.

En quoi consistent-ils ? Ces documents assurent la conformité aux obligations du RGPD.

Comment les réaliser ? Ils incluent un registre des traitements, une charte RGPD, et des formulaires de consentement à faire rédiger ou valider par un juriste spécialisé ou via des outils en ligne.

Votre déménagement en France : fm4all vous accompagne

Derrière ces démarches, il y a un constat simple : l’installation dans de nouveaux bureaux est un projet chronophage et risqué si l’on néglige la conformité. C’est pourquoi fm4all vous propose une offre d’accompagnement dédiée aux entreprises qui emménagent à Paris ou en Île-de-France.

Ce que fm4all prend en charge

• Audit initial : état des lieux des obligations à jour ou manquantes
• Mise en conformité documentaire (DUER, sécurité, maintenance…)
• Coordination des prestataires techniques
• Gestion des contrats et obligations propriétaires/locataires
• Suivi dans le temps avec tableau de bord digital

En résumé : emménager à Paris ne s’improvise pas

Un nouveau bureau, c’est une opportunité de développement… à condition de gérer rigoureusement les aspects réglementaires et opérationnels. Cette checklist vous donne les bases. Pour tout le reste, fm4all est votre copilote de confiance.

Tableau récapitulatif des obligations par type